Diagnostic interne sur les logiciels et documents existants
Les dirigeants des TPE / PME sont souvent pris dans le quotidien de la gestion de leur activité. Ils ne prennent pas le temps de mettre à plat les process internes de leur entreprise afin d’identifier les points d’amélioration qui pourraient augmenter leur productivité (en réduisant les erreurs et / ou en optimisant le temps). Les dysfonctionnements sont globalement bien détectés (car pénalisants ou même bloquants l’activité), mais les solutions sont souvent déployées rapidement pour limiter ce qui est perçu comme une perte de temps. Cependant, ces solutions qui sont considérées au départ comme temporaires, perdurent et ne répondent que partiellement aux problèmes. On s’habitue dans notre quotidien à ressaisir plusieurs fois la même information (parce qu’il n’y a pas de connexion d’un logiciel à un autre), à relire des documents, ou refaire des calculs manuellement afin de limiter les erreurs avant la diffusion d’un devis ou d’un bon de commande. On est aussi régulièrement amené à transférer des e-mails et à envoyer plusieurs fois la même information, ….
Aujourd’hui à l’aide d’outils et de méthodes, il est possible d’optimiser l’organisation des entreprises, quelle que soit leur taille, afin de gagner en efficacité et de limiter les erreurs.
Etat des lieux des logiciels et outils internes
Exemple de modélisation de process internes d’une TPE / PME
Rapports et documents existants dans l’entreprise
Il est important ensuite de recenser les rapports et les documents existant dans l’entreprise en les classifiant en 2 catégories :
- les documents à usage interne : process, notes d’information, notes de service, intranet, …
- les documents à destination de partenaires extérieurs à l’entreprise (fournisseurs, clients comptable, …), tels que brochures, grilles tarifaires, …
Comment ces documents sont-ils mis à jour ? Par qui ? À quelle fréquence ? Qui en a la responsabilité ? Comment sont-ils stockés : sous format papier ou numérique, sur des serveurs localement ou dans le Cloud ?
L’ensemble de ces questions nous permet de mettre en évidence les répétitions d’informations (et donc les doublons et saisies multiples souvent sources d’erreur) mais aussi les manquements et oublis dans les mises à jour. Nous prenons en compte les droits d’accès aux informations, notamment aux données sensibles, souhaités par le dirigeant. Nous identifions aussi les données et informations, stockées au format papier qui pourraient être digitalisées. A cette étape du diagnostic, nous pouvons identifier clairement les faiblesses de l’entreprise en terme d’outils et de méthode. Si besoin, il est possible de faire une étude de marché des prestataires fournisseurs de logiciels répondant à vos besoins, tout en intégrant le ratio bénéfices / coûts.
Diagnostic sur la communication interne de votre entreprise
Dans une démarche RSE (ou simplement dans une préoccupation globale de préservation de l’environnement), il est essentiel de réduire l’usage du papier, mais pas seulement. Effectivement, le numérique a aussi un impact non négligeable sur l’environnement, on parle alors de « pollution numérique ».
Un pollueur numérique important est notre boîte e-mail, ou plutôt la mauvaise gestion que nous en avons. Il est effectivement recommandé lors de l’envoi d’un e-mail de limiter le nombre de destinataires et d’éviter d’attacher des pièces jointes trop lourdes. Mais il est surtout primordial de nettoyer régulièrement sa boîte mails pour la vider de tous les messages indésirables et obsolètes.
De plus, il existe d’autres outils de communication digitaux, moins polluants que les e-mails et appropriés au monde professionnel. Chaque TPE / PME peut donc se doter d’outils collaboratifs adaptés à son activité et à son organisation, afin d’obtenir une communication efficace, peu polluante et à moindre coût (de nombreux outils collaboratifs proposent des versions gratuites).
Afin d’avoir une vision à 360° du fonctionnement interne de votre entreprise en terme d’outils et méthodes de communication, nous réalisons une étude de l’existant. Nous pouvons ainsi être amenés à réaliser des entretiens individuels avec vos collaborateurs et évaluer leur niveau de satisfaction sur ce sujet. A partir de l’ensemble des informations collectées, il est alors possible d’identifier les points forts, les points satisfaisants et aussi les points d’amélioration concernant la communication interne de votre entreprise. Dans ce dernier cas, nous pouvons préconiser des solutions à mettre en place, en déployant un plan d’action avec des échéances, intégrant éventuellement la formation de collaborateurs à l’utilisation de nouveaux outils collaboratifs.
